Di sebuah proyek bangunan, tenaga yang dibutuhkan bukan saja berlatar belakang teknik dan sejenisnya. Namun administrasi dan keuangan juga sangat dibutuhkan. Tugas Administrasi dan keuangan proyek bangunan juga tak kalah penting jika dibandingkan skill worker yang tersedia pada sebuah proyek.
Bagi Anda yang berminat menjadi admin proyek, tentu harus mempersiapkan diri semaksimal mungkin supaya saat pekerjaan itu didapat bisa menjalankan tugas admin project dengan tepat.
Daftar isi konten:
Apa itu Admin Proyek?
Yang dimaksud dengan Admin proyek adalah profesi yang berhubungan dengan kegiatan administrasi dalam sebuah proyek. Ada yang berkutat pada pembuatan berbagai jenis laporan secara rutin, namun ada juga digabung dengan keuangan.
Artinya seorang admin juga menjadi pengelola keuangan proyek, tentunya dengan tugas dan tanggung jawab yang dijabarkan secara jelas supaya tidak tumpang tindih dengan staf lainnya.
Untuk menjadi seorang admin proyek, sama halnya dengan profesi lainnya di dunia kerja. Ada kualifikasi yang biasanya dibutuhkan perusahaan, tergantung tugas admin project yang ditetapkan oleh perusahaan.
Tugas Administrasi dan Keuangan Proyek Bangunan
Dari berbagai jenis proyek, proyek bangunan akan sangat membutuhkan satu atau bahkan lebih tim administrasi dan keuangan proyek. Tentunya didasarkan pada beberapa faktor pendukung, seperti ruang lingkup kerja proyek, anggaran proyek, dan lainnya. Namun secara garis besar tugasnya adalah:
Rekrutmen
Terlibat secara aktif dalam proses rekrutmen karyawan yang akan bekerja pada sebuah proyek. Berdasarkan kualifikasi yang diberikan oleh manajemen perusahaan, admin proyek akan bekerjasama dengan tim proyek untuk menyeleksi karyawan.
Mulai dari pekerja harian, karyawan bulanan, hingga skill worker sesuai dengan kebutuhan dari proyek yang dijalankan.
Membuat Laporan Kerja
Admin proyek akan membuat laporan kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mulai dari lampiran harian kerja, mingguan, hingga bulanan. Untuk diserahkan kepada project manager sebagai bahan evaluasi kerja,
Isi dari laporan kerja ini, sangat bervariasi tergantung jenis proyek bangunan. Namun biasanya berhubungan dengan capaian kerja secara harian, mingguan, hingga bulanan.
Membuat Laporan Keuangan
Laporan keuangan proyek juga menjadi tugas admin proyek selanjutnya. Laporan ini berhubungan dengan kas proyek, berapa uang masuk dan keluar, sampai pembuatan neraca dan laporan laba rugi.
Laporan ini nantinya akan menjadi acuan dalam evaluasi keuangan proyek. Sehingga sangat dibutuhkan fokus, detail dan kemampuan akuntansi memadai.
Dokumentasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Mendokumentasikan surat menyurat proyek, juga merupakan tugas dari admin proyek. Untuk mempermudah mengecek kepada siapa saja tim proyek mengirim surat dan siapa saja yang pernah mengirim surat pada tim tersebut.
Sehingga proses komunikasi via surat menyurat antara internal dengan eksternal menjadi lancar tanpa kendala
Verifikasi Bukti Kerja
Melakukan verifikasi dokumentasi bukti kerja, ini akan dibutuhkan jika dalam sebuah proyek ada kerjasama antara kontraktor dan subkontraktor.
Menjamu Tamu Proyek
Admin juga akan menjadi salah satu yang ikut menjamu tamu-tamu proyek. Bahkan bisa juga melakukan presentasi di bidang kerjanya, yaitu administrasi hingga capaian kerja melalui laporan yang sudah dipersiapkan
Bertanggung Jawab atas Data Karyawan
Maksudnya adalah melakukan pendataan karyawan, sesuai tugas dan fungsi masing-masing dan identitasnya. Kemudian mengurus dokumen asuransi dan data lainnya, untuk kemudahan verifikasi data hingga pembayaran gaji masing-masing karyawan tersebut.
Bertanggung Jawab Atas Dokumen Tagihan
Membuat dokumen penagihan kepada klien, sesuai dengan aturan penagihan yang sudah ditetapkan antara perusahaan dan klien.
Membuat Data Inventaris Proyek
Melakukan inventarisasi barang proyek, yang nantinya akan sangat berguna untuk evaluasi kerja dan kebutuhan proyek selanjutnya
Menunjang Kinerja Project Manager
Berkoordinasi secara aktif dengan project manager tentang berbagai hal menyangkut pekerjaan, merupakan jobdesk administrasi keuangan sehingga proyek bisa berjalan lancar
Menerima, Verifikasi, Memproses Tagihan Sub Kontraktor
Jika di dalam sebuah proyek melibatkan sub kontraktor, maka admin proyek akan menerima dan melakukan tindak lanjut dokumen tagihan dari sub kontraktor. Memastikan semua dokumen penagihan sudah lengkap, sebelum dana disetor kepada pihak sub kontraktor tersebut.
Menjaga Data Administrasi
Memastikan semua data administrasi dan penunjang proyek tersimpan dengan aman dan rapi. Mudah dicari dan dimanfaatkan kapanpun dibutuhkan.
Syarat Agar Bisa menjadi Admin Proyek
Untuk menjadi seorang admin proyek, butuh beberapa kualifikasi penting mengingat pekerjaannya sangat berhubungan dengan administrasi dan juga keuangan. Pada umumnya perusahaan konstruksi akan memberikan beberapa syarat dan wajib dipenuhi oleh calon admin proyek, supaya gaji yang nilainya bisa mencapai Rp 4 jutaan ke atas bisa didapatkan.
Usia
Usia yang disebutkan sangat beragam, ada yang memberikan peluang pada fresh graduate dengan usia minimal 20 tahun. Namun ada juga yang memberikan maksimal usia hingga 40 tahun, terutama untuk proyek yang membutuhkan tenaga berpengalaman siap pakai tanpa proses training yang lama.
Pendidikan
Pada umumnya pendidikan paling rendah yang diminta oleh perusahaan, ketika mencari kandidat admin proyek adalah D3. Ada perusahaan butuh lulusan D3 dari jurusan akuntansi atau manajemen, ada pula yang lebih memilih mencari kandidat kualifikasi S1 dari semua jurusan.
Pengalaman
Pengalaman kerja, merupakan salah satu hal penting yang masuk dalam syarat menjadi admin proyek. Hal ini akan sangat berhubungan dengan pelaksanaan tugas administrasi dan keuangan proyek bangunan. Jika kandidat punya pengalaman minimal satu tahun atau lebih, tentu akan menjadi pertimbangan karena setidaknya sudah paham tugas pokoknya saat sudah mulai bekerja nanti.
Skill
Soal kemampuan, ada beberapa yang digaris bawahi dan perlu Anda punya. Mulai dari penguasaan laporan protek terutama konstruksi, administrasi kantor, laporan keuangan, laporan kinerja karyawan dan lainnya.
Kemudian soal keuangan, juga dibutuhkan kemampuan pembuatan laporan keuangan hingga payroll. Ada juga kemampuan komputer yang tak kalah penting, biasanya minimal menguasai Microsoft Office terutama Word, Excel, dan Power Point.
Kemampuan bekerja di bawah tekanan, mengerjakan banyak pekerjaan dalam satu waktu atau biasa dikenal multitasking juga jadi syarat tambahan.
Tips Sukses Menjadi Administrasi dan Keuangan Proyek Bangunan
Tidak semua orang berhasil menjalankan tugas administrasi dan keuangan proyek bangunan, karena sangat dibutuhkan banyak kualifikasi penting untuk menunjangnya. Jika Anda mau jadi salah satu yang sukses, ikuti beberapa tips berikut.
- Memahami tugas dan fungsi seorang admin proyek, sesuai dengan perusahaan yang dilamar. Beda perusahaan beda kualifikasinya, sehingga penting untuk lebih detail memahami tugas dan fungsi tersebut.
- Memastikan pemahaman tentang kemampuan yang dibutuhkan, baik soal pembuatan laporan, kemampuan komputerisasi, hingga kemampuan tambahan yang nantinya akan sangat membantu dalam bekerja.
- Memastikan jenjang pendidikan sesuai dengan kualifikasi yang dijelaskan oleh perusahaan.
- Selalu menambah ilmu dan kemampuan dari berbagai pengalaman yang sudah dimiliki. Sehingga kemahiran akan posisi sebagai admin proyek lebih maksimal.
- Mengikuti sertifikasi admin proyek, yang banyak digelar oleh lembaga sertifikasi bekerjasama dengan pemerintah.
Jika Anda memiliki kualifikasi yang cocok untuk tugas administrasi dan keuangan proyek bangunan, tidak ada salahnya untuk memulai profesi ini. Selain menjanjikan pengalaman, juga memiliki kemungkinan mendapatkan gaji yang menggiurkan.